Искусство наводить порядок в делах

Эту статью я хотел бы посвятить гениальной методологии GTD (Getting Things Done), которую изобрел и описал в своих книгах Дэвид Аллен.

Я не буду учить читателей пользоваться этой системой, для этого есть первоисточники — книги Аллена, которые обязательно нужно прочитать. Я хочу лишь сделать краткий обзор сути этой системы и подтолкнуть вас к ее изучению.

Суть методологии управления временем GTD

Она заключается в упорядочивании и планировании всей поступающей к вам информации в задачи и соотвествующие списки.

Алгоритм состоит из всего двух шагов, и выглядит так:

1. Прежде всего, любая задача, которую вам предстоит выполнить, должна быть зафиксирована в письменном виде и помещена в так называемую корзину «Входящие».
2. Затем должны быть запланированы разборы корзины. Корзина разбирается по алгоритму, который является базовым для GTD.

Разберемся в нем подробнее.

Прежде всего, вы смотрите на задачу или поступившую информацию. Это требует каких-либо действий от вас? Если нет, то вы вольны поступить с ней одним из следующих способов:

• удалить
• добавить в список «Когда-нибудь»
• добавить в свои справочные материалы. Это могут быть упорядоченные заметки в смартфоне, например.

Если же действие, все таки, требуется то нужно выяснить: это задача на один пункт или ее нужно раскрыть на подшаги и превратить в проект?

Следующим шагом нужно прикинуть время выполнения задачи — если вы ожидаете, что это займет не более двух минут, то сделайте это прямо сейчас. Если же нет, вы должны задать себе вопрос: «а точно именно я должен выполнять эту задачу»?

Если ответ утвердительный, последнее что нужно сделать: определить, требует ли эта задача выполнения в определенное время? Если да — нужно занести ее в календарь или добавить дату выполнения. Если нет — то проект/задачу нужно внести в соотвествующий список и выполнить при первой необходимости.

Если исполнителем задачи необязательно должны быть вы, вы должны делегировать задачу и занести ее в особый список «Лист ожидания», чтобы не терять над ней контроль. А может, вы вообще не должны заниматься этим делом? Если есть такая возможность — откажитесь от выполнения уже на этом этапе.

Знаю, звучит сложно, но на деле — все очень легко и уже спустя короткий промежуток практического применения, все делается на автомате.

Зачем нужна GTD?

Основная идея GTD заключается в разгрузке своего мозга — ему больше не нужно держать в фокусе множество дел, которые нужно не забыть сделать, и он может сконцентрироваться на решении текущих задач. GTD в разы увеличивает производительность труда и делает человека организованным и надежным.

Дэвид пропагандирует свою идею «сознание как вода», сравнивая наше мышление с водной гладью. Поверхность воды всегда гладкая и только внешние воздействия способны эту гладь нарушить, но только на время. Упал камень — вода отреагировала всплеском и вновь стала гладкая. Дует ветер? На поверхности воды образовываются волны, но только на время.

Как вода «переваривает» все, что с ней воздействует, так и наше сознание должно оставаться гладким и спокойным, адекватно реагируя на внешние раздражители, но после необходимой реакции тут же возвращаться в свое обычное состояние.

Как применять это на практике?

Как все эти задачи и списки воплотить в реальной жизни? Автор не рекомендуют никаких конкретных инструментов — это может быть просто блокнот, разделенный на разделы, а может быть приложение для смартфона.

Я остановился на Things3 — очень удобное приложение для iOS, которое воплощено по всем принципам GTD. Приложение настолько крутое, что достойно отдельного обзора 🙂

С чего начать?

Конечно, с прочтении книг Дэвида Аллена. Я рекомендую прочитать их все (их немного), но начать нужно с основной книги — Getting Things Done («Как привести дела в порядок). Эта книга из тех, к которой следует периодически возвращаться — каждый раз узнаешь что-то новое.